Jouw eventdoelstellingen behalen doe je zo | Tips van Laura
Wanneer je een congres of evenement organiseert, is het belangrijk dat je inzichtelijk voor ogen hebt wat je wilt bereiken met het event en wat het doel van het event is. Hier stem je onder andere de inhoud van het event op af en kan je het succes van je event mee meten. Maar hoe kun je in het operationele gedeelte van je event nu zorgen dat jij jouw doelstellingen behaalt?
We vroegen onze floormanager Laura naar tips uit de praktijk om de uitvoer van evenementen nóg beter te maken. Met de tips van Laura weten wij zeker dat jij die eventdoelstellingen zal behalen!
Een goed begin draaiboek is het halve werk
Hoezeer het ook voor de hand ligt, begin op tijd met de voorbereidingen en het plannen van je evenement. Houd vooral veel tijd vrij voor het maken van een goed draaiboek. Het draaiboek is het belangrijkste communicatiestuk voor alle betrokkenen bij jouw evenement en geldt voor zowel de op- en afbouw van je event als het event zelf. Met een goed, uitgebreid draaiboek weet iedereen wat er op de dag van het event komen gaat en wie welke verantwoordelijkheden heeft.
Voldoende eet- en netwerkmomenten
Als je een event organiseert waarbij kennis en informatie delen centraal staat, is opperste concentratie belangrijk. Dit creëer en behoud je door voldoende eet-, drink- en netwerkmomenten in te passen. De gasten kunnen zo even bijtanken met eten en drinken en kunnen daarnaast netwerken met andere gasten. Ook is dit een gelegenheid om eventuele gemiste werkmails te checken zodat je gasten met een goed gevoel de sessies vervolgen. Pauzemomenten zijn dus absoluut geen loze momenten op je event! Stem dit goed af met de evenementenlocatie.
Stem je catering en programma naadloos af op je doelgroep
Tenslotte een tip die ik graag wil meegeven: hou continu je doelgroep in gedachten met keuzes die je maakt over de culinaire invulling. Bijvoorbeeld: weet je dat de samenstelling van je gasten vooral bestaat uit health-enthousiastelingen en vegetariërs? Verras hen dan met een verse muntthee, lekkere salade of vers fruit. Is je programma mentaal intensief? Kies dan voor een lichte lunch met hippe, gezonde sapjes. Goed eten en drinken draagt enorm bij aan de het succes van je evenement, vooral als het perfect afgestemd is op de gasten.
Denk er eens aan om je evenement van 11:00 uur tot 20:00 uur te organiseren in plaats van de gebruikelijke start om 09:00 uur.
Stem ook het programma en de tijden goed af op je doelgroep. Denk er bijvoorbeeld eens aan om je evenement van 11:00 uur tot 20:00 uur te organiseren in plaats van de gebruikelijke start om 09:00 uur. Zo voorkom je dat je gasten in de file staan en zij wellicht te laat arriveren. Combineer je event met een diner op het einde zodat je gasten écht blijven tot het einde. We adviseren je graag.
Lees verder
Meer inspiratie en tips
Dieetwensen en Dominique’s favoriete momenten
Wist je dat we wekelijks een bruiloft hadden deze maand? En kun jij raden hoeveel uren onze collega’s tot nu toe hebben gewerkt om de evenementen in juni tot een succes te maken? Dit en nog veel meer feitjes zullen we volgende week met je delen. We gaan namelijk de laatste week van juni in en we mogen nog even samen knallen om de drukste maand van het jaar af te ronden.
We hebben de zomer in onze bol
Het is halverwege juni en we hebben de tweede week erop zitten! Deze week stond in het teken van een aantal leuke zakelijke congressen en een mooie, grote bruiloft. Ondanks het Nederlandse weer hebben onze opdrachtgevers er gezellige dagen van gemaakt. In deze nieuwsbrief kijken we nog even terug op de highlights en verklappen we wat je volgende week kunt verwachten.
Uniek kijkje achter de schermen in juni
In de drukke juni maand nemen we jou mee achter de schermen van onze eventlocatie. Zo krijg je een uniek kijkje in onze 'eventkeuken' en zie je hoe wij onze events aanvliegen. De eerste week van juni zit er inmiddels alweer op en wat was het een mooie week! Zo hadden we een zakelijk diner voor 100 gasten, diverse kleinere bijeenkomsten en twee verschillende grote congressen voor 135 en 160 gasten. Bij deze twee congressen was onze gehele locatie exclusief in gebruik door de opdrachtgevers. De week sloten we af met een mooie bruiloft waarbij zelfs het zonnetje zich nog goed heeft laten zien. In totaal hebben we deze week ruim 1.100 gasten mogen ontvangen. De dagen vlogen voorbij, maar in deze nieuwsbrief blikken we graag nog even terug op een aantal momenten en events.
Veelgestelde vragen
Heb je een vraag over onze locatie of dienstverlening? We hebben de antwoorden op de meest gestelde vragen verzameld in onze FAQ.
Contact
Wil je nog meer tips van Laura ontvangen over het behalen van jouw eventdoelstellingen? Neem dan contact op met Laura.
