Zo blijven je gasten ook bij 32 graden lekker fris

Er ligt geen standaard hitteprotocol klaar. Ieder event vraagt volgens Laura om een andere aanpak. "Vanaf 25 graden zorgen we sowieso voor extra schaduwplekken buiten en zetten we overal gekoeld water neer met ijs, munt en citroen. Bij extreme temperaturen bestellen we extra dranken en plannen we meer personeel in, zodat iedereen het tempo wat kan verlagen en vaker een korte pauze kan pakken."

Op hete dagen pakken we ook uit met leuke, verfrissende extra's. "Als gasten uit een plenaire sessie komen, delen we bijvoorbeeld verkoelende waterijsjes uit. En we hebben een slushmachine staan waar mensen zelf een ijskoud drankje kunnen tappen. Als het kan zelfs in de huisstijlkleuren van de opdrachtgever. Dan staat iedereen enthousiast rood en blauw door elkaar te mengen."

Op grote events staan er ook extra mobiele barretjes verspreid over het terrein, net als grote schalen en zelfs een badkuip gevuld met ijs en frisdrank. Laura ziet dat het drinkgedrag verandert zodra de temperatuur oploopt. "Je ziet op warme dagen dat mensen minder snel voor alcohol kiezen. Radlers en 0.0-biertjes doen het dan ineens ontzettend goed. Bij een grote barbecue voor meer dan vijfhonderd gasten bouwden we daarom een extra buitenbar die volledig als mocktailbar was ingericht.”

Een programma ervaar je anders bij 32 graden. Mensen worden wat relaxter en hebben meer behoefte om tussendoor iets te drinken of even de schaduw op te zoeken. Geef daar dus bewust ruimte voor. Laura adviseert om de belangrijkste onderdelen van het programma vroeg op de dag te plannen. Dan is de energie nog hoog en voorkom je dat deelnemers zich door de warmste uren heen moeten worstelen.

"Probeer mensen ook niet constant tussen binnen en buiten te laten schakelen. Dat klinkt misschien onschuldig, maar dat voortdurende verschil in temperatuur kan behoorlijk vermoeiend zijn en je krijgt er soms hoofdpijn van."

De beste oplossing is eigenlijk heel simpel: beweeg mee met de warmte. "Verplaats subsessies lekker naar het terras en probeer misschien iets eerder te stoppen, voordat de hitte rond vijf, zes uur een piek bereikt. Dan kun je lekker het terras op voor de borrel.

Vaak maken juist kleine aanpassingen het verschil. “Zo huurde een opdrachtgever onlangs een barista in die vanwege het warme weer ook iced coffees en koude matcha's serveerde. Dat bleek een schot in de roos. Bijna niemand liep nog weg met een warme koffie.”

Ook een zonnebrandbar, een kapstok met hoeden en petten of een paar opblaaszwembadjes voor het pootjebaden zijn kleine toevoegingen die veel verschil kunnen maken. "De grootste fout die je kunt maken, is doen alsof er niets aan de hand is. Als je programma, catering en voorzieningen een beetje meebewegen met het weer, dan hoeft warmte helemaal geen probleem te zijn."

Sterker nog: een warme zomerdag kan een event juist iets extra's geven. Mensen nemen wat meer de tijd, worden wat losser en raken makkelijker met elkaar in gesprek.