5 stappen voor het organiseren van een feest

Begin op tijd (met het prikken van een datum)

Een tip die je vast en zeker al vaker hebt gehoord, maar het blijft oprecht wel een van de belangrijkste eerste stappen die je neemt. Tijd is allesbepalend. Het eerste waar je mee begint, is het kiezen van een datum. Meestal is de gekozen datum vrij voor de hand liggend, bijvoorbeeld de dag wanneer je geboren bent of een bepaald jubileum.

Boek de locatie

Heb je de datum vastgesteld? Schakel dan zo snel mogelijk met jouw gewenste locatie. Wacht hier niet te lang mee, want het kan zo maar zijn dat de locatie geen beschikbaarheid meer heeft. Dat zou toch zonde zijn! Stel je datum dus snel veilig door een optie te plaatsen bij de juiste locatie.

Verstuur de uitnodigingen

Zijn de datum en de locatie vastgesteld? Begin dan met het versturen van de uitnodigingen. Hoe eerder je de datum communiceert, hoe meer mensen naar je feest kunnen komen. Je kunt dus niet vroeg genoeg beginnen met het versturen van de uitnodigingen.

Tip: Stuur een save-the-date nog voordat je alles definitief hebt geboekt. De genodigden zijn dan in ieder geval op de hoogte en kunnen de datum alvast blokken in hun agenda. Een officiële uitnodiging met het programma en de locatie kan in een later stadium verstuurd worden.

Denk na over de inhoud van je feest

Een spetterend dansfeest tot diep in de nacht met een dj of live-band? Een intiem feest in een knus bruincafé? Of toch liever een ongedwongen feest, waarbij je geniet van je drankje op het buitenterras, terwijl de kinderen zich vermaken op het springkussen? Je hebt vast al allerlei ideeën over de ideale invulling van jouw feest. Boek zo snel mogelijk jouw favoriete entertainment zodat je niet voor teleurstellingen komt te staan.

Stem van tevoren goed af met de locatie en het entertainment wie voor welke materialen zorgt. De locatie heeft vaak voldoende techniek in huis of het entertainment wil misschien juist zijn eigen techniek verzorgen. Laat de locatie goed weten wie wanneer komt en hoe laat. Spreek ook je verwachtingen uit tegenover het entertainment zodat je niet voor verrassingen komt te staan.

Denk ook aan de inwendige mens

Je hebt de datum. De locatie is geboekt. De uitnodigingen zijn verstuurd en je hebt duidelijk voor ogen wat voor een type feest je gaat organiseren. Je party komt nu echt dichtbij. Eén ding wat je absoluut niet mag vergeten is de culinaire invulling. Tijdens een goed feest, moet er natuurlijk wel wat te knabbelen zijn. Vaak kan de eventmanager of de chef-kok van de locatie je hier in adviseren.

Tip: Houdt de tijden van je feest goed voor ogen bij het samenstellen van de culinaire line-up. Begint het in de middag? Denk dan aan zoete lekkernijen. Als het een feestavond wordt, dan lusten de gasten vaak wel een hartige borrelhap.

Heb je alle stappen doorlopen? Yes, dan ben je klaar om te feesten. De locatie staat vast, de gasten hebben het al wekenlang over jouw feest, de hapjes en drankjes worden verzorgd en de DJ heeft zijn set klaarstaan. Trek die party-outfit maar uit de kast, want jij bent helemaal ready to party!