5 tips om binnen je eventbudget te blijven
Gefeliciteerd! Je hebt de bijzondere taak gekregen om jullie evenement te mogen organiseren. Met veel enthousiasme ga je deze uitdaging aan en kijk je uit naar dé dag. Maar je ziet misschien ook al wat beren op de weg als het om het eventbudget gaat. Onverwachte kosten, een verkeerde planning, een onrealistische budgettering. In deze blog delen we vijf tips om dit te voorkomen en jullie event een budgetproof succes te maken!

1. Blijf realistisch
Zo’n nieuw project geeft veel energie en je zit bomvol ideeën en inspiratie. Super! Jouw enthousiasme is ontzettend belangrijk tijdens de organisatie van het evenement. Vergeet alleen niet om vooral in deze beginfase realistisch te blijven. Een checklist met alle geplande uitgaven opstellen kan je hierbij helpen. Zo kom je niet voor onverwachte uitgaven en verrassende bedragen te staan.
2. Goed plannen
Met een realistische checklist zijn veel situaties en kosten gedekt, maar je doet er verstandig aan om toch ook rekening te houden met grootschalige, onverwachte gebeurtenissen. Daarom is het belangrijk om in de planning eveneens de risico’s mee te nemen, zoals bijvoorbeeld de uitbraak van een virus. Neem hiervoor wat financiële ademruimte op in de onkostendeclaratie door een bedrag voor onvoorziene uitgaven apart te zetten. Afhankelijk van het soort evenement dat je gaat organiseren is het verstandig om tussen de 5 en 25 procent van het eventbudget opzij te zetten.
Een realistische checklist en een doordachte onkostendeclaratie zijn belangrijk, maar vergeet daarnaast het begrotingsdocument niet. Om écht goed te plannen is een spreadsheet met alle details omtrent inkomsten en uitgaven essentieel. Neem hierin alle kostenposten mee en stel vroeg in het planproces doelen op.
3. Prioriteiten en doelen stellen
Het doel van jullie evenement moet dus duidelijk zijn. Vooral om diverse uitgaven prioriteit te geven in de begroting. Stem dit goed af en zorg ervoor dat alle neuzen dezelfde kant op staan als je samen met een team dit doel formuleert. Wanneer bijvoorbeeld de verbinding tussen collega’s centraal staat tijdens het event, hebben de kostenposten die aan dit doel bijdragen prioriteit. Zo blijft er inzichtelijk welke bedragen vast dienen te staan en waar er financiële speling mogelijk is.
4. Denk out of the box!
Je hebt vast vanaf het begin een beeld van hoe het evenement eruit moet zien. Wees daar echter voorzichtig mee en verruim juist je blik! Door flexibel te zijn en ‘out of the box’ te denken kom je uit op creatieve invullingen. Deze kunnen ook nog eens kostenbesparend zijn en nog steeds effectief om jullie doel te bereiken. Denk bijvoorbeeld aan recyclebare items in plaats van nieuwe aankopen. Of ontwerp een decorstuk dat meerdere keren ingezet kan worden. Dat scheelt weer voor het eventbudget van het volgende event 😉
5. Onderzoek kostenbesparingen
Ga op onderzoek uit naar alle mogelijkheden die bijdragen aan die eerdergenoemde flexibiliteit en creativiteit. Pinterest is een enorme inspiratiebron voor eventstyling en thema’s. Doe-het-zelftips kunnen zorgen voor leuke decoratie zoals een unieke photobooth die ook nog eens momenten van het event vast kan leggen ter herinnering.
Het uitzoeken van mogelijkheden om drukwerkkosten te verminderen is daarnaast zeker de moeite waard. In het digitale tijdperk is daar alle ruimte voor en zijn er veel alternatieven te vinden om te communiceren en informatie te delen tijdens het evenement. Denk hierbij aan een speciale website specifiek voor jouw evenement of een evenement-app.
Ben je honderd procent binnen het eventbudget gebleven? Dan mag je erg trots zijn op jezelf en jouw team. Onthoud wel dat er altijd nog extra kosten op kunnen duiken die tijdens het evenement zijn gemaakt. Wij wensen je heel veel succes met de organisatie van jullie evenement!
Inspiratie & tips
Meer inspiratie en tips

5 originele entertainment ideeën voor jouw bedrijfsfeest
Staat er een bedrijfsfeest op de planning? Dan wil je jouw collega’s natuurlijk een topavond bezorgen. Naast een feestelijke ruimte en lekkere hapjes en drankjes, is entertainment op een bedrijfsfeest een welkome toevoeging. Maar welke vorm van entertainment kies je? Ga je voor muziek, acts, technische hoogstandjes of interactieve elementen? We geven je vijf inspirerende ideeën voor jouw volgende event.

6 tips om jouw evenement sneller uit te verkopen
Een uitverkocht zakelijk event organiseren. Dat lijkt natuurlijk een ideale situatie, maar toch hoeft dit doel niet ver weg te zijn voor jou als eventorganisator. Juist in het huidige, digitale tijdperk zijn er talloze (online) mogelijkheden om je doelgroep te bereiken en vast te houden. Maar met welke boodschap en welke uitingen ga je dit doen? Oftewel: hóe ga je jouw potentiële doelgroep overtuigen naar je event te komen? En welke slimme tips en tricks kun je hiervoor inzetten? We geven je zes voorbeelden.
![[Download] Template voor een goed draaiboek voor je event](https://nbccongrescentrum.nl/content/uploads/sites/9/2023/11/draaiboek-image-1060x600-1-768x435.jpg)
[Download] Template voor een goed draaiboek voor je event
Een goed draaiboek is de holy grail van de eventorganisator. Het is het belangrijkste communicatiestuk voor iedereen die betrokken is bij het evenement. Door een goed draaiboek samen te stellen, weten alle betrokkenen wat er komen gaat en wat ieders verantwoordelijkheden zijn.
Veelgestelde vragen
Heb je een vraag over onze locatie of dienstverlening? We hebben de antwoorden op de meest gestelde vragen verzameld in onze FAQ.
Contact
Wil je weten wat wij als locatie voor jouw event kunnen betekenen? Neem dan contact op met Dominique.
