In 7 stappen de perfecte vergaderlocatie boeken

Stap 1: inventariseren

Inventariseer de wensen, doelen en verwachtingen van de collega die jou vraagt om de bijeenkomst te organiseren.

• Om hoeveel personen gaat het?
• Wat is de aanleiding van de vergadering?
• Wat is het budget?
• Welke apparatuur is er nodig?
• Waar komen de deelnemers vandaan?
• Hoelang duurt de vergadering? Moet ik dan een lunch of diner boeken?

Aan de hand van deze vragen wordt het voor jou duidelijk waar je rekening mee moet houden. Komen de deelnemers uit alle hoeken van het land? Zoek dan niet naar een locatie in het noordelijkste puntje van Groningen. Een locatie centraal gelegen in Nederland is dan veelal een goede keuze.

Stap 2: de juiste opstelling

Een goede locatie zet de zaal voor je klaar zoals jij dat wenst. Kies daarom de opstelling die het beste aansluit bij de bijeenkomst. Gaat het om een vergadering? Dan wordt de ‘U’-opstelling vaak gebruikt. Is de presentatie het meest belangrijk? Kies dan bijvoorbeeld voor een theateropstelling.

Stap 3: laat je inspireren

De wensen zijn duidelijk… nu de locatie nog! Jij als opdrachtgever bepaalt de invulling van de zaal, de locatie en het programma. Laat je dus inspireren door de locaties die je interesse hebben gewekt. Wat zijn de ervaringen van eerdere opdrachtgevers? Lees reviews over de locatie en plan bijvoorbeeld een locatiebezoek om te kijken of de locatie voldoet aan je wensen. Ga op zoek naar het ‘wow-gevoel’. Je wilt tenslotte dat je gasten ook met dit gevoel naar huis gaan.

Stap 4: vergelijk prijzen, geen appels met peren

Als je een of meerdere locaties hebt gevonden die voldoen aan je wensen, moeten deze natuurlijk wél binnen het budget vallen. Zorg bij het vergelijken van de prijzen voor een eerlijke vergelijking door te kijken naar de kleine lettertjes. Moeten de gasten betaald parkeren? Worden er kosten in rekening gebracht voor wifi? Weeg pijlers als service en gastvrijheid af tegen de prijs, zo kom je niet alsnog bij de duurste locatie uit.

Bij sommige locaties kun je online direct prijzen inzien en ontvang je gelijk een indicatie van de kosten. Is dit niet mogelijk? Vraag dan telefonisch of via e-mail een offerte aan. Houd hierbij rekening met alle culinaire en technische invullingen.

Stap 5: boeken die locatie!

Helemaal overtuigd van de locatie? En past de prijs binnen je budget? Dan is het tijd om de locatie te boeken. Zorg dat je wensen en benodigdheden worden ingevuld en geef je contactpersoon akkoord.

Let op: De vergadering zelf vergt enige voorbereiding en kan vaak ook uitlopen. Zorg er daarom voor dat je de tijden iets ruimer inplant dan er is gevraagd.

Stap 6: evalueer de bijeenkomst

Vraag na afloop van de vergadering naar ervaringen en koppel deze terug aan de locatie. Op het moment dat zij weten wat er goed en minder goed ging, kunnen zij daar voor een volgende keer rekening mee houden. Daarnaast weet jij wat je de volgende keer eventueel anders of nog een keer zou moeten doen.

Stap 7: bouw een relatie op

Uit het High Profile Locatieonderzoek zijn 5 factoren naar voren gekomen die belangrijk zijn bij de keuze voor een locatie:

• Leveren van goede kwaliteit
• Afspraken nakomen
• Flexibele instelling
• Klantgerichte mentaliteit
• Transparante kostenstructuur

Het betreft hier allemaal menselijke factoren die beïnvloed worden door het personeel van een locatie. Bouw daarom een relatie op met je contactpersoon, deel kennis met elkaar en vertrouw op ieders expertise. Alleen dan bereik je een optimale samenwerking.