6 tips voor een duurzame vergadering

Tip 1: weg met de flipover

Ben jij de voorzitter van de vergadering? Dan zul je vast en zeker een aantal actiepunten opschrijven gedurende de bijeenkomst. Gebruik in plaats van een flipover een SMARTKapp. Dit is een digitale flipover welke verbinding kan maken met iedere mobiele telefoon of tablet. Zo kunnen de aantekeningen direct na de meeting gedeeld worden en heb je geen enkel vel papier nodig.

Tip 2: papierloos notuleren

Let eens op hoeveel leden van de vergadering een notitieblok mee hebben voor het maken van aantekeningen. We maken ze allemaal, echter kunnen, nee moeten, we deze anno 2019 echt gaan digitaliseren. Mensen hebben toch de neiging om dingen op te schrijven en als ze niet werken met een laptop, is een uitwisbaar notitieboekje een ideale oplossing.

Tip 3: een groene, culinaire invulling

Voldoende en gezond eten heeft invloed op de gemoedstoestand van de mens en draagt bij aan meer productiviteit. Daarom dien je voldoende drink- en eetmomenten in te lassen. Neem seizoensgebonden stukken fruit en groenten in plaats van chocolade of borrelnootjes. Zo ben je zelf niet alleen gezond bezig, maar dit is ook minder belastend voor het milieu.

Tip 4: houd de vergadering kort

Duurzaamheid heeft ook met mensen en benutte tijd te maken. Daarom moet het van tevoren duidelijk zijn hoe lang een vergadering duurt en moet er een timekeeper zijn. Voor het in goede banen laten leiden van een vergadering, is het aanstellen van een voorzitter daarnaast een must. Regel nummer één als voorzitter? De deelnemers vooraf de agenda sturen. Vaak komt het voor dat een vergadering langer duurt dan nodig is, omdat de aanwezigen geen idee hebben waarover de vergadering precies gaat. Bij het uitnodigen kun je de genodigden vragen of zij hun eigen punt(en) willen introduceren. Zo is er vooraf goed nagedacht over de inhoud, creëer je betrokkenheid en kun je direct starten met de vergadering.

Onnodig veel tijd doorbrengen zonder to the point te komen zorgt niet alleen voor ellenlange vergaderingen, maar ook voor extra verbruik aan energie. Met deze tip cover je dus ook slim energieverbruik.

Tip 5: staand vergaderen

Grote kans dat je al eens aan een staande vergadering hebt deelgenomen. En dat is zeer terecht wanneer je beseft dat een vergadering zonder stoelen effectiever en gezonder is. Zitten is namelijk het nieuwe roken, en we weten allemaal dat dat slecht is voor de mens. Daarnaast concludeerde Allen Bluedorn al in 1999 dat staande vergaderingen gemiddeld 34 procent korter duren dan zittende vergaderingen. In die kortere tijd leveren ze echter wel dezelfde hoeveelheid oplossingen en besluiten op. Voortaan alleen nog maar staan dus!

Tip 6: stimuleer openbaar vervoer

Kies een locatie welke voor alle leden van de vergadering goed te bereiken is met het openbaar vervoer. Stimuleer om de auto thuis te laten staan en de trein of de bus te pakken naar de vergaderlocatie. Zo is er minder uitstoot van CO2 en ben je dus bewuster op de weg.

Wil je meer van dit soort nieuws ontvangen?

Meld je aan voor onze maandelijkse nieuwsbrief en ontvang tips voor je volgende business bijeenkomst.