6 gouden vergadertips voor je volgende vergadering

1. Een agenda met tijdsindeling

Regel nummer één voor efficiënt vergaderen: stuur deelnemers vooraf een agenda met bespreekpunten en hoeveel tijd per onderwerp besteed mag worden. Kan alles binnen een uur besproken worden? Mooi! Zo niet, dan raden we je aan om ieder uur een pauze in te lassen. Dit houdt de aanwezigen scherp. Begin en stop op tijd. Dit lijkt een inkopper, maar werkt écht.

2. Een voorzitter

Kies een ‘strenge’ voorzitter die de agenda en de tijd bewaakt. Deze persoon moet in staat zijn om afdwalen te voorkomen. Daarnaast moet deze persoon niet rusten voordat bij elk bespreekpunt ook echt een besluit of actiepunt is geformuleerd mét een naam en deadline erachter.

3. De juiste mensen

Nodig alleen mensen uit die al betrokken zijn bij het onderwerp en die er iets waardevols over te zeggen hebben. Zo hoef je niet eerst iedereen bij te praten. Dat bespaart zeeën van tijd.

4. Staand vergaderen

Waarom vergaderen we altijd zittend aan een tafel? Waarom ga je de volgende meeting niet eens staan? Staand vergaderen is bewezen efficiënt, want mensen zijn korter van stof en actiever. Notities maak je gewoon op een whiteboard aan de muur of met Post-its.

5. Inbrengen is inleiden

Degene die het agendapunt inbrengt, is vaak goed op de hoogte van het onderwerp. Door iedereen zijn eigen punt te laten introduceren, voorkom je dat het verhaal niet goed overkomt en bespaar je tijd.

6. Snelle notulen

Stuur een beknopt overzicht van de besluiten, actiepunten en uitvoerders naar alle aanwezigen. Je kunt hier bijvoorbeeld een template uit Word voor gebruiken en deze aanpassen naar jouw wensen. Doe dit maximaal een dag later zodat iedereen betrokken blijft en de vergadering nog vers in het geheugen zit.