6 tips om je congresbezoekers scherp te houden en information overload te voorkomen

Met name in het huidige digitale tijdperk is de spanningsboog van mensen veel korter. Dit komt door de steeds snellere toegang tot informatie en de daarbij behorende overvloed aan keuze. Deze ontwikkelingen zorgen ervoor dat we al die informatie ook weer bij toverslag vergeten, omdat ons brein een grote hoeveelheid informatie niet goed kan verwerken. Wanneer je teveel insights en informatie op je congres of evenement wilt delen, is de kans dus reëel dat jouw gasten dit niet allemaal onthouden. Niet waar je op zit te wachten, toch?

Korte plenaire sessies houden de aandacht vast

De plenaire sessies en keynotes bevatten vaak de belangrijkste en meest uitgebreide informatie van je event. Je gasten zitten in deze sessies dus sneller ‘vol’ met informatie. Houd je plenaire sessies en keynotes daarom kort en bondig. Een goed voorbeeld hiervan zijn de welbekende TED-talks. Binnen achttien minuten weet een spreker hier zijn punt te vertellen en zo blijven de gasten geboeid. Dit korter durende format wordt steeds populairder op events en congressen, simpelweg omdat deelnemers zo meer informatie onthouden.

Begin met de ‘zware’ kost

Het is wellicht een open deur, maar we merken dat dit punt toch vrij vaak vergeten wordt: maak gebruik van de frisheid van de ochtend. In de ochtend zijn mensen immers een stuk scherper en frisser dan ’s middags. Plan zodoende de inhoudelijk zware ofwel belangrijke sessies in de ochtend. Je gasten onthouden de gedeelde informatie in de ochtend beter en hebben daarna nog ruimschoots de tijd om deze informatie in zich op te nemen, bijvoorbeeld tijdens de lunchpauze.

Informeren met interactieve tools

Niemand zit te wachten op saaie presentaties. De sessies waarbij de inhoud alleen maar ‘verzonden’ wordt, zijn vaak de sessies waarbij het publiek snel is afgeleid. Door het publiek actief te betrekken in de sessies, vergeten je gasten deze minder snel. Maak daarom gebruik van engagement-tools, zoals BuzzMaster of PresentersWall. Hiermee stel je de gasten in staat om te reageren op stellingen en kunnen zij vragen insturen. Zo creëer je gemakkelijk interactie met de zaal en onthouden je gasten de inhoud beter.

Pas meer eet- en drinkmomenten in

Zelfs met goede, interactieve sessies verslapt op een gegeven moment de aandacht van je gasten. Logisch, je gasten zijn immers geen robots. Na een periode van opperste concentratie is het energielevel van je gasten aanzienlijk lager. Plan daarom voldoende pauzemomenten in waarbij de gasten even kunnen bijtanken met wat rust, eten en drinken. Tijdens deze momenten bied je jouw gasten de kans om te netwerken met andere deelnemers en de opgedane informatie te verwerken. Daarnaast is dit een gelegenheid om eventueel gemiste werkmails te checken zodat je gasten met een goed gevoel de sessies vervolgen. Pauzemomenten zijn dus absoluut geen loze momenten op je event!

Zo veel mogelijk storytelling en minder statistieken

Door de content die je wilt delen op je event te thematiseren en te verpakken in een goed verhaal, kunnen je gasten zich hier makkelijker in verplaatsen. Uit een onderzoek van Stanford University blijkt dat 63 procent van de deelnemers een verhaal onthoudt na een presentatie terwijl slechts 5 procent de statistieken weet te onthouden. Zorg er dus voor dat je een verhaal of real-life case deelt waarmee je de deelnemers weet te raken en waarin zij zich kunnen verplaatsen.

63 procent van de deelnemers onthoudt het verhaal na een presentatie terwijl slechts 5 procent de statistieken onthoudt.

Een extra ruimte om je écht terug te trekken

Vooral bij fysieke evenementen waar veel sessies en workshops plaatsvinden, kan het door gasten als zeer prettig worden ervaren als zij zich even kunnen terugtrekken om alle informatie te verwerken. Dit geldt vooral voor de pauzemomenten. Vaak worden pauzemomenten namelijk gehost in de beurshal of op een informatieplein tussen alle exposanten. Echter kan dit ook een tegenovergesteld effect hebben. Rondlopen in de beurshal is voor veel mensen geen pauzemoment doordat er alsnog veel informatie op hen afkomt. Door een extra ruimte toe te voegen waarin jouw gasten écht even tot rust kunnen komen – een stilteruimte als het ware – kunnen zij zich volledig opladen voor de rest van het evenement.

Om je congres- of eventbezoekers dus blijvend te boeien, dien je het programma en de content goed op hen aan te passen. Houd het short and simple, beter een pauzemoment teveel dan te weinig, stimuleer interactie en weet je gasten te raken. Dat is hét recept voor een optimale opname van informatie.