Winterse feestavond om collega’s samen te brengen en te verbinden

Neptune Energy is het grootste gasproductiebedrijf van Nederland met vestigingen in Den Helder, Den Haag en Groningen. Met collega’s afkomstig vanuit de hele wereld en met verschillende achtergronden is het team van Neptune Energy zeer divers te noemen. Het jaarlijkse kerstfeest wordt georganiseerd om alle collega’s samen te brengen, te verbinden en te bedanken. Jelle van Keulen heeft het kerstfeest van vorig jaar voor hen georganiseerd en dat smaakte voor beide partijen naar meer.

Een geluk bij een ongeluk: de keuze voor Green Village

“De samenwerking tussen Event Inspiration en Neptune Energy is vorig jaar al tot stand gekomen via mijn netwerk. De feestavond vond toen plaats op een andere locatie in het midden van het land. Bij de selectie van de locatie hebben we dit jaar weer gelet op drie belangrijke zaken: de locatie moet beschikken over verschillende ruimtes, sfeervol ingericht zijn met kerstdecoratie en goed bereikbaar zijn voor iedereen.” vertelt Jelle.

In mei is hij samen met de opdrachtgever op locatietour geweest door heel Nederland. Ze zijn toen langs verschillende locaties gegaan met uiteenlopende uitstralingen. Ook het NBC Congrescentrum stond op het lijstje. Jelle vervolgt: “We hadden eigenlijk een optie op de Grand Hall van het NBC, maar vanwege de brand vond onze afspraak voor het locatiebezoek plaats bij Green Village. Direct na onze afspraak vroeg ik aan mijn opdrachtgevers wat zij van Green Village als locatie vonden voor de feestavond en het antwoord was simpel: deze wordt het! Dit omdat Green Village qua uitstraling en mogelijkheden net iets meer te bieden had dan de andere locaties waar we waren geweest.”

De locatie als setting voor een winters sprookje

Voor een kerstfeest is het natuurlijk belangrijk dat de locatie ook daadwerkelijk een kerstsfeer ademt. “Dat is zeker gelukt bij Green Village, omdat hier echt een compleet kerstarrangement aanwezig is. Zo zijn alle ruimtes sfeervol versierd, zijn de terrassen buiten gezellig aangekleed en staan er bij de entree houten huisjes voor glühwein en warme choco. De feestavond moest echt een winters sprookje worden en daar leent Green Village zich goed voor. Doordat de locatie al standaard over zoveel decoratie beschikt, bleef er meer budget over voor het entertainment en het eten en drinken. ” Dus op dat vlak hebben we dit jaar echt kunnen uitpakken!” stelt Van Keulen.

Collega’s samenbrengen en verbinden met entertainment

“Het jaarlijkse kerstfeest van Neptune Energy heeft als doel om alle collega’s samen te brengen, te verbinden en te bedanken voor hun inzet. Daarin speelt het entertainment een grote rol. Omdat het om zo’n diverse groep collega’s gaat, moet je er als eventorganisator echt voor zorgen dat iedereen zich welkom voelt en er aan iedereen is gedacht. Dit hebben wij gedaan door te werken met verschillende ruimtes waar in elke ruimte iets anders te beleven was. Zo was er onder andere een ruimte om rustig te kunnen kletsen, was er een table magician, liepen de Complimentenmakers rond, was er een ruimte met een Gentleman DJ, kon er luidkeels meegezongen worden met de karaoke van de Feestcaravan, kon er ijs gehaald worden bij Looping Good en trad er in de grote feestzaal een liveband op.” vertelt Jelle.

Met het entertainment wilde de organisatie de gasten verrassen en tegelijkertijd hun verwachtingen overtreffen. Dit feest kan natuurlijk geen kopie zijn van het vorige jaar. Daarom is er ook goed over de culinaire invulling nagedacht. Zo zijn er verschillende winterse gerechten geserveerd die passen bij de uiteenlopende behoeften van de gasten. Jelle vervolgt: “Voor ons was het heel fijn dat het team van Green Village zo actief meedacht. Chef-kok Robbert sloot bijvoorbeeld tijdens onze tweede afspraak even aan met nog wat ideeën. Die flexibiliteit en gastvrijheid maakt in het organisatieproces wel echt het verschil. Uiteindelijk hebben we samen een prachtig kerstfeest georganiseerd en hebben de gasten het onwijs naar hun zin gehad. Ze kijken nu al uit naar volgend jaar!”

Jelle’s gouden eventtip

Uiteraard hebben we Jelle met zijn meer dan vijftien jaar ervaring gevraagd naar zijn gouden eventtip. “Mijn gouden tip voor andere eventorganisatoren is tweeledig en draait om de locatiekeuze. Ten eerste moet je er bij de locatiekeuze op letten dat de locatie het decor is van het eventconcept. Neem deze feestavond als voorbeeld. Het concept is hier heel duidelijk: een warm en gezellig feest in kerstsfeer. In het geval dat de locatie niet over een standaard kerstarrangement of -decoratie beschikt zoals Green Village, dan kun je ervoor kiezen het zelf op te bouwen. Je moet je echter wel realiseren dat dit extra geld kost en er dus minder budget overblijft voor andere zaken, zoals het entertainment. Zorg er daarom voor dat de locatie naadloos aansluit op je concept. Dit zorgt ervoor dat je vrijer bent in je budget en meer uit kunt pakken op andere vlakken.”

Zorg ervoor dat de locatie naadloos aansluit op je concept. Dit zorgt ervoor dat je op andere vlakken kunt uitpakken.

Als tweede noemt Jelle de logistiek en bewegingsvrijheid binnen de locatie. “Organiseer je een groot event met verschillende ruimtes? Let dan goed op de logistieke haalbaarheid. Kunnen de gasten zich goed verspreiden over de ruimtes? Is er een goede spreiding van garderobes, toiletten en buffetten? De spreiding van de gasten over de locatie heen is heel belangrijk, want je wil rijvorming en teveel drukte op één plek voorkomen. Dat is namelijk wat mensen na afloop bijblijft. Van ontvangst tot het vertrek wil je er dus voor zorgen dat de gasten zich soepel kunnen verplaatsen en niet ergens hoeven te wachten.” aldus Jelle.

Wil jij net als Event Inspiration een onvergetelijk feest organiseren? We denken graag met je mee over de mogelijkheden op onze locaties. Neem contact met ons op via +31 (0)30 – 60 39 114 of info@green-village.nl.  

Aftermovie van dit bedrijfsfeest: